UNE JOURNÉE AVEC : DELPHINE BARBIER

Qui es-tu ?

Bonjour je suis Delphine, je suis arrivée chez m2ocity, en septembre 2014, pour faire du rattrapage de facturation client. Pendant 2 ans, j’ai travaillé à la Direction des Opérations (DO) sur la rédaction, le suivi et l’archivage des conventions d’hébergement et des conditions particulières pour le télérelevé (TR). Depuis 2017 je travaille dans l’équipe de Cécile Fleurot, direction CFO & Business Support, pour la facturation client du télérelevé. Je suis une des 3 assistantes ADV (Administration des Ventes) de Birdz.

En quoi consiste ton travail ?

Pour les contrats des clients existants, mon travail consiste à envoyer les éléments de facturation aux clients, éléments extraits des rapports de Power BI, puis de recevoir les bons de commande (BdC) pour faire les facturations clients.
Ces facturations sont mensuelles pour le SEDIF (Syndicat des Eaux d’Île-de-France) ou EPGL (Eaux Public du Grand Lyon), mais je fais aussi de la facturation trimestrielles, semestrielles, ou annuelles pour les forfaits TR, ou Teleo.

Pour les nouveaux contrats, pour obtenir le bon de commande, je vérifie que l’on a tous les éléments liés aux conditions particulières signées entre Veolia et Birdz, et ensuite je m’assure que l’on reçoit bien la facturation prévue au contrat.

En résumé, je suis là pour facturer les clients et faire rentrer du cash.

Quelles sont les activités de ton service ?

Le travail d’une ADV est de vérifier que les informations mises dans les opportunités Salesforce soient complètes pour pouvoir passer la commande dans le logiciel comptable et facturer le matériel / service quand cela est possible.

Vous êtes combien dans ton équipe ?

Nous sommes 3 ADV : Brigitte, Frédérique et moi, et Christophe Rey est notre manager. On a chacune notre périmètre et nous ne sommes pas forcément amenés à collaborer sur le périmètre d’une autre. Bien évidemment, lorsque l’une de nous est absente, nous nous occupons de son travail pour ne pas bloquer l’activité de Birdz.
Mon périmètre : le TR, Fluks, B|Apps, Teleo et le TR ponctuel. En gros, je m’occupe des facturations pour la BU Eau France, où il n’y a pas besoin de facturer du matériel ou une intervention terrain.

Qui sont tes principaux interlocuteurs chez Birdz ?

Dans ma direction, je travaille principalement avec le contrôle de gestion (suivi des contrats), avec Jean-Luc pour le recouvrement, avec Christophe (DAF) et avec Cécile (CFO).

En dehors de ma direction, je travaille avec les CSM et le commerce.

Les commerciaux m’informent des nouveaux contrats et quand ceux-ci sont signés, ils me préviennent pour que je les rentre dans mon fichier de suivi de facturation. Avec eux, je vérifie aussi les contrats qui arrivent à échéance et leur potentiel renouvellement.

Les CSM quant à eux, m’aident beaucoup pour le suivi des contrats, que ce soit au début ou au cours de sa vie. Lorsque j’ai un problème et que je n’arrive pas à obtenir des BdC, je vois avec eux s’il y a un problème sur le territoire qui bloquerait la facturation. Et si c’est le cas, ils appellent leurs contacts pour débloquer la situation.

En quoi consiste ta journée type ? Et quels outils utilises-tu ?

Je n’ai pas de journée type, mais en fin de mois, je dois faire les facturations mensuelles pour le SEDIF et EPGL.
La facturation TR, quant à elle, peut être annuelle ou trimestrielle et j’ai un tableau de suivi pour la facturation annuelle.
Chaque début d’année, pour obtenir les BdC, j’envoie au client, le tarif actualisé selon la formule de révision indiquée sur le contrat.
La facturation trimestrielle, sur les anciens contrats, se fait sur la base des rapports PowerBI. Je travaille ces éléments sur un fichier de suivi de facturation (FAS “Frais d’accès au Service” et RM “Redevance Mensuelle”) et, tous les 3 mois, je demande un BdC aux clients pour pouvoir émettre la facture.
Sinon, tous les jours, je vérifie la boite mail comptabilité clients, pour voir si nous avons reçu de nouveaux BdC, et si ce n’est pas pour mon périmètre, je le transmet au commercial/CSM concerné.

Pour la partie outils, j’utilise PowerBI, Salesforce, Sage et, bien entendu, la suite Google.

Quelles compétences ou qualités personnelles sont essentielles pour réussir dans ton métier ?

En premier, de la rigueur.
Ensuite, il faut être organisé, pour pouvoir anticiper les périodes de grosse charge de travail; principalement début et fin d’année.
Il faut aussi, de l’adaptabilité en fonction de l’interlocuteur que l’on a en face de soi; qu’il soit interne ou externe.
Je dois aussi savoir écouter tout en étant ferme pour obtenir les éléments dont j’ai besoin pour émettre les factures.
Pour finir, il faut être curieuse sur les nouveaux contrats.

Peux-tu partager un exemple d’un défi professionnel que tu as rencontré récemment et nous expliquer comment tu l’as surmonté ?

Cet été, une régie nous a contacté car elle n’était pas d’accord avec le tarif calculé en début d’année. Il a fallu vérifier le contrat signé, rechercher les éléments utilisés lors du calcul et vérifier sur internet la validité de la demande du client.
J’ai dû refaire tous les calculs et les faire valider en interne, malgré les congés estivaux, et enfin envoyer les nouvelles factures au client pour qu’il les valide.

Peux-tu partager une expérience ou un projet mémorable sur lequel tu as travaillé récemment et nous dire en quoi il a démontré l’esprit d’équipe au sein de l’entreprise ?

L’année dernière, la version du logiciel comptable a changé et nous en avons profité pour travailler sur l’amélioration de l’automatisation de la transmission des données de facturation entre Sage et Salesforce. Avec les 2 autres ADV, nous avons beaucoup travaillé sur ce sujet, avec Pierre-Guillaume et Valérie, pour faire des tests, faire les remontées d’erreurs, mais aussi pour rechercher des solutions et leurs résolutions. Il nous a fallu beaucoup d’échanges et de temps, mais nous avons réussi, même si ce n’est pas à 100%.

Quels sont les aspects les plus gratifiants de ton métier et comment contribuent-ils à l’objectif global de Birdz ?

Mes supérieurs (Cécile et Christophe) me font confiance pour gérer ma charge de travail en relative autonomie tout en restant disponible si besoin d’aide.
Mon travail à un impact direct sur l’objectif du cash flow de Birdz, et voir que j’ai participé à atteindre cet objectif en fin d’année est satisfaisant.

Un dernier mot ?

Je râle beaucoup, peut-être trop, mais je ne suis pas méchante.
Sinon dans la vie perso, j’aime les animés et mangas, les jeux vidéos, les dramas coréens et japonais et regarder le football quand l’équipe de France et l’OM jouent.